Analyst, Sustainable Procurement

Ihre Kernaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das Compliance-Programm von IFF für nachhaltige Beschaffung reibungslos läuft und Prüfungen standhält. Sie koordinieren die Erhebung von Lieferantendaten und die Anforderung von Unterlagen, führen Validierungsprüfungen durch und pflegen die Nachweisablagen, auf die sich Audits stützen. Außerdem beobachten Sie neue und sich abzeichnende Vorschriften für Lieferketten und fassen deren Auswirkungen für Kolleginnen und Kollegen in Beschaffung und Nachhaltigkeit verständlich und praxisnah zusammen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Sorgfaltsprüfung von Lieferanten in Lateinamerika: Sie treten mit ihnen in Kontakt, führen Nachhaltigkeitsbewertungen durch, verfolgen Risiken nach und besuchen gelegentlich Lieferanten, um die Angaben in den Unterlagen vor Ort zu überprüfen. Zudem erstellen Sie Dashboards und Kennzahlen für die Führungsebene und unterstützen die Entwicklung von Schulungs- und Informationsmaterial, damit interne Teams wissen, was von ihnen erwartet wird und warum. Im Mittelpunkt stehen Rückverfolgbarkeit und Auditbereitschaft. Es handelt sich nicht um eine Position, in der die Strategie festgelegt wird, sondern um eine analytische und organisatorische Schlüsselrolle, die dem gesamten Team ermöglicht, glaubwürdige Aussagen zur Beschaffung zu treffen und Anforderungen von Kundschaft und Aufsichtsbehörden zu erfüllen.

Diese Position bietet einen guten Einstieg in die Lieferkettenvorschriften, die das Beschaffungswesen weltweit verändern. Sie bauen voraussichtlich praktische Kenntnisse zu Regelwerken wie EUDR, PPWR und FLR auf und erleben, wie diese in der Praxis statt nur in der Theorie ausgelegt werden. Auch der Umgang mit Plattformen wie osapiens, EcoVadis, Sedex oder SAP sowie mit Berichten in Power BI dürfte zum Lernprozess gehören. Durch die Zusammenarbeit mit den Bereichen Recht, Regulatory Affairs, Qualität und Lieferkette lernen Sie, wie Compliance-Entscheidungen funktionsübergreifend getroffen werden und wie Nachhaltigkeitsdaten durch einen großen multinationalen Konzern fließen. Lieferantenbesuche in Lateinamerika vermitteln Ihnen außerdem einen direkten Einblick in die Realität hinter den Daten. Die Einarbeitung und Begleitung dürfte informell und praxisnah erfolgen. Die breite Erfahrung mit Vorschriften und Systemen ist für eine Analystenposition jedoch ungewöhnlich und lässt sich gut auf spätere Aufgaben in der Beschaffung oder im ESG-Bereich übertragen.

Die Ausschreibung richtet sich an Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger mit bis zu drei Jahren Erfahrung, die sie durch Praktika, Traineeprogramme oder erste Tätigkeiten in den Bereichen Beschaffung, Lieferkette, Nachhaltigkeit, Compliance oder Datenanalyse gesammelt haben. Ein Bachelorabschluss in einem einschlägigen Fach ist erforderlich; ein Masterabschluss ist von Vorteil, aber nicht ausschlaggebend. Sehr gute Excel-Kenntnisse werden ausdrücklich vorausgesetzt. Erfahrung mit ESG- oder Rückverfolgbarkeitsplattformen, Power BI oder vergleichbaren Tools ist ein Plus. Darüber hinaus sollten Sie regulatorische Anforderungen lesen und in eine Checkliste, einen Prozess oder eine Schulungspräsentation übersetzen können. Sorgfalt ist wichtig, denn die erstellten Lieferantennachweise können Gegenstand von Audits sein. Interesse an verantwortungsvoller Beschaffung und eine kooperative Arbeitsweise passen zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit. Sprachkenntnisse sind ein wesentliches Auswahlkriterium: Fließendes Portugiesisch und fortgeschrittene Englischkenntnisse sind erforderlich. Spanisch ist angesichts der Zusammenarbeit mit Lieferanten in Lateinamerika von Vorteil.

Stellen Sie Ihre Excel-Kenntnisse und Ihr Know-how in der Datenvalidierung anhand eines konkreten Beispiels unter Beweis – etwa mit einem Datensatz, den Sie bereinigt haben, einem Dashboard, das Sie erstellt haben, oder einer Lieferanten- bzw. Händlerdatei, die Sie gepflegt haben. Da in der Ausschreibung EUDR, PPWR, FLR, EcoVadis, Sedex, osapiens und Power BI genannt werden, sollten Sie konkrete Berührungspunkte mit diesen Themen oder Tools erwähnen – auch wenn sie aus einem Studium oder Praktikum stammen, statt sie nur anklingen zu lassen. Zeigen Sie, dass Sie verstehen, warum Compliance-Arbeit für ein Unternehmen wie IFF wichtig ist, dessen Kunden und Aufsichtsbehörden Nachweise zur Beschaffung verlangen. Ein kurzes Anschreiben, das einen Rechtsrahmen nennt und erläutert, wie Sie dessen Umsetzung in die Praxis unterstützen würden, fällt mehr auf als eine allgemeine Erklärung Ihrer Begeisterung für Nachhaltigkeit. Machen Sie außerdem Ihre Sprachkenntnisse in den Bewerbungsunterlagen klar erkennbar und bereiten Sie sich darauf vor, über ein funktionsübergreifendes Projekt zu sprechen, an dem Sie mitgewirkt haben. Das Team ist international und arbeitet eng zusammen – daher zählt die nachweisliche Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg ebenso wie analytisches Geschick.

Die Stelle verbindet Einkauf und regulatorische Compliance. Der Schwerpunkt dürfte daher eher auf verantwortungsvoller Beschaffung und Rückverfolgbarkeit als auf Klimakennzahlen liegen. Zu den Aufgaben könnten die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette, Nachhaltigkeitsbewertungen von Lieferanten und Nachweise gehören, dass die Beschaffung von IFF in ganz Lateinamerika den Erwartungen von Kunden und Behörden entspricht. Die in der Ausschreibung genannten neuen Vorschriften wie EUDR, PPWR und FLR weisen auf Anforderungen zu entwaldungsfreien Lieferketten und Verpackungen hin. Diese sind für ein Aromen- und Duftstoffunternehmen relevant, das landwirtschaftliche Rohstoffe bezieht. Ihre Arbeit an Datenqualität und Dokumentation trägt unmittelbar dazu bei, wie belastbar IFF über die Einhaltung dieser Pflichten berichten kann. Soziale und Governance-Aspekte zeigen sich in der Nachverfolgung von Lieferantenrisiken und der Auditvorbereitung. Es geht um Nachhaltigkeit mit klarem Compliance-Fokus – und um die Nachweisgrundlage, auf der öffentliche Aussagen beruhen.

Die größte Herausforderung dürfte die Datenqualität bei großen Datenmengen sein: Lieferanteninformationen sind oft unvollständig, uneinheitlich oder verspätet – und Ihre Validierungsprüfungen helfen, solche Probleme aufzudecken. Bei einem Unternehmen mit mehr als 110 Produktionsstandorten und einem umfangreichen Lieferantennetz braucht es Geduld und Ausdauer, um Unterlagen über verschiedene Systeme und Regionen hinweg abzugleichen. Auch regulatorische Änderungen sind anspruchsvoll. Regelwerke wie EUDR entwickeln sich noch weiter, und die Auswirkungen neuer Anforderungen auf Einkaufsprozesse müssen mit Augenmaß beurteilt und Kolleginnen und Kollegen ohne Compliance-Schwerpunkt verständlich vermittelt werden. Lieferanten um Nachweise zu bitten, ohne die Zusammenarbeit zu belasten, erfordert Fingerspitzengefühl. Der geografische Umfang der Sorgfaltspflichten in Lateinamerika bringt zusätzliche logistische Herausforderungen mit sich, etwa unterschiedliche Sprachen und gelegentliche Außentermine. Viele Anfragen sinnvoll zu priorisieren und Themen angemessen zu eskalieren, ist ebenso wichtig wie analytisches Können.

Ein typischer Arbeitstag könnte mit der Prüfung eingehender Lieferantendokumente und Validierungskontrollen in der Compliance- oder Rückverfolgbarkeitsplattform beginnen. Anschließend aktualisieren Sie vielleicht ein Dashboard oder erstellen einen Bericht für Kolleginnen und Kollegen aus Einkauf und Nachhaltigkeit, weisen auf Lücken hin und fragen fehlende Informationen bei Lieferanten per E-Mail oder über die Plattform nach. Die Meetings sind abwechslungsreich: ein Austausch mit dem Team für nachhaltige Beschaffung, ein Gespräch mit der Rechtsabteilung oder Regulatory Affairs zur Klärung einer Anforderung oder eine Arbeitssitzung mit der Lieferkette zu Prozessverbesserungen. Ein Teil der Woche dürfte dafür vorgesehen sein, regulatorische Entwicklungen zu verfolgen und interne Zusammenfassungen oder Schulungsunterlagen zu erstellen. Der Arbeitsrhythmus ändert sich vor Audits, bei der Ankündigung neuer Vorschriften oder wenn Lieferantenbesuche anstehen. In solchen Phasen fallen mehr Nachweisaufbereitung, funktionsübergreifende Abstimmung und Reisen innerhalb Lateinamerikas an.

Der naheliegendste Karriereweg führt in die nachhaltige Beschaffung und die Compliance in Lieferketten. Die Nachfrage nach Fachleuten mit Kenntnissen zu Vorschriften wie der EUDR und zu Rückverfolgbarkeitssystemen wächst. Wer sich bei Audits und der Sorgfaltsprüfung von Lieferanten bewährt, kann sich in Richtung einer Fach- oder Führungsrolle in den Bereichen verantwortungsvolle Beschaffung, ESG-Berichterstattung oder Einkaufssteuerung entwickeln. Auch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen eröffnet Möglichkeiten: Die Arbeit mit Recht, Regulatory Affairs, Qualität und Nachhaltigkeit schafft ein Netzwerk, das interne Wechsel erleichtert. Durch Dashboards und Berichte erhalten Sie zudem Einblick in die Führungsebene und können Ihre Wirkung über die unmittelbaren Aufgaben hinaus sichtbar machen. Aufgrund der Größe von IFF sind interne Wechsel zwischen Regionen und Funktionen denkbar. Das hier erworbene Wissen zu regulatorischen Anforderungen ist auch bei anderen multinationalen Unternehmen mit ähnlichen Vorgaben für Lieferketten gefragt.

Zu Ihren engsten Ansprechpartnern gehören das Team für nachhaltige Beschaffung und die gesamte Einkaufsorganisation, die auf Ihre Daten und Prozessunterstützung angewiesen sind. Außerdem arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Nachhaltigkeit an Programmprioritäten, mit Recht und Regulatory Affairs an der Auslegung von Anforderungen sowie mit Qualität und Lieferkette an Prozessen und Nachweisen. Auch Führungsteams nutzen Ihre Berichte und Dashboards. Auf externer Seite sind Lieferanten in Lateinamerika besonders wichtig: Sie fordern Unterlagen an, führen Bewertungen durch, verfolgen Risiken nach und treffen Lieferanten gelegentlich persönlich bei Besuchen und Vor-Ort-Prüfungen. Auch Plattformanbieter und Auditstellen können eine Rolle spielen, wenn Systeme oder Nachweise geklärt werden müssen. Die Zusammenarbeit ist überwiegend koordinierend und auf Nachweise ausgerichtet. Dafür braucht es eine klare Kommunikation über Funktionen und Kulturen hinweg. Portugiesisch und Englisch werden täglich verwendet; Spanisch ist von Vorteil.